Wie jede Organisation verfügt auch die Universität Kassel über explizites und implizites Wissen zu Prozessen, Abläufen, Ansprechpersonen usw.

Produktives und effizientes Arbeiten der Teams ist daher enorm wichtig.

Wissensmanagement und Berichtswesen

Die internen Webseiten der Universität Kassel bietet vielfältige Informationsmöglich­keiten zu einzelnen Verfahrensabläufen.

Auf den Seiten https://www.uni-kassel.de/hochschulverwaltung/themen/themen-von-a-z finden sich zu zahlreichen Themen Arbeitshilfen, Formulare und Ansprechpersonen. Doch auch in die andere Richtung soll der Informationsaustausch funktionieren: Wenn Beschäftigte Anregungen, Informationen oder Beschwerden haben, so sollte nicht gezögert werden, dies an die ent­sprechenden Ansprechpersonen in Fachbereichen und Verwaltung zu kommunizieren.

Auch im eigenen Arbeitsbereich ist ein guter Informationsfluss wichtig. Dazu zählt auch, dass für alle Wissensträger:innen in einem Zuständigkeitsbereich eine Vertretung organisiert ist, damit notwendiges Wissen auch dann verfügbar ist, wenn eine solche Person im Urlaub oder erkrankt ist.

Zum Austausch von Wissen bietet die Universität Kassel z.B. MOODLE sowie Microsoft SharePoint (https://www.uni-kassel.de/its-handbuch/kommunikation/sharepoint/zugang.html) oder auch RocketChat (https://rocketchat.uni-kassel.de) als Plattformen für den Austausch im Fach-/Aufgabengebiet und mit Studierenden an. Manche Institute stellen hier auch Formulare und Informationen über Prozesse und Zuständigkeiten bereit, die von allen eingesehen werden können. Das IT-Servicezentrum bietet Möglichkeiten, z.B. über die ITS-Cloud und sogenannte Gruppenressourcen Wissen zu hinterlegen, das allen Mit­glie­dern einer Gruppe zugänglich ist. Terminabstimmungen sowie Mailverkehr erfolgen in der Regel über Microsoft Outlook.

Zum Wissensmanagement gehören auch das Berichtswesen gegenüber der Verwaltung, der Hochschulleitung, den Akkreditierungseinrichtungen und den verschiedenen Drittmittelgebenden sowie die Nutzung zentral bereitgestellter Informationsquellen für Planungs- und Steuerungs­zwecke. Zur Unterstützung bietet die Universität Kassel verschiedene Instrumente an: Das Forschungsinformationssystem CONVERIS (https://forschung.uni-kassel.de) steht für die Dokumentation und Außendarstellung der Forschungsaktivitäten zur Verfügung. Auch die 5-Jahres-Gespräche für Professor:innen mit der Hochschulleitung werden mit Hilfe von CONVERIS vorbereitet. Hilfreich ist es daher für alle Beteiligten, die in CONVERIS hinterlegten Informationen aktuell zu halten. Dadurch wird verhindert, dass veraltete Informationen verbreitet werden und bei Berichtspflichten ein hoher Arbeitsaufwand entsteht. Zudem kann auf diese Weise die Homepage leichter aktuell gehalten werden.

Über das akademische Managementinformationssystem AKADEMIS (http://akademis.uni-kassel.de) können Dekanate und Direktorien der wissenschaftlichen Zentren auf Statistiken zu Studium und Lehre, Nach­wuchsförderung, Forschung sowie Ressourcen zugreifen.

Letztlich ist jedoch Wissensaustausch auch und vor allem eine Sache des gemeinsamen Gesprächs und der Sitzungskultur. Entscheidend dafür, dass Kommunikation in der Arbeitsgruppe funktioniert, ist nicht zuletzt die Zeit, die man miteinander verbringt.
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