Auswahlgespräche sind nicht nur für den einstellenden Bereich, sondern vor allem für die Bewerber:innen ein wichtiger Termin!
Es sollte immer ausreichend Zeit pro Bewerber:in einplant werden. Es sollte daran gedacht werden, sie angemessen zu begrüßen, die Anwesenden vorzustellen und sich auch nach Fragen der Bewerber:innen zu erkundigen.
Zur besseren Vergleichbarkeit der verschiedenen Bewerber:innen dient ein Gesprächsleitfaden mit Bezug zu den in der Ausschreibung beschriebenen Muss-, Soll- und Kann-Kriterien.
Hilfreich zur Einschätzung konkreter Kompetenzen ist auch, eine praktische Aufgabe zu stellen bzw. ein Thema für einen kurzen Impulsvortrag/Statement vorzugeben, der im Rahmen des Auswahlgesprächs gehalten werden soll. Zur Bewertung der Antworten und Aufgaben sollten im Vorfeld „erwünschte“ Antworten und ein Bewertungsraster (z.B. ein Noten- oder Punktesystem) erarbeitet werden. Schließlich sollte vorab eine Gewichtung der Fragen und Aufgaben vorgenommen werden, um einen transparenten Einstellungsvorschlag erstellen zu können.
Bei der Besetzung von unbefristeten Stellen erhalten einstellende Bereiche Beratung und Unterstützung für das Auswahlverfahren vom Referat Strategische Personalentwicklung und Organisationskultur. Das Referat gibt Ratschläge zum Einsatz von Frageleitfäden und Testaufgaben, Moderation des überfachlichen Teils in Auswahlgesprächen.
Verfahren zur Besetzung von Leitungspositionen (ausgenommen von Professuren) werden extern begleitet und in die engere Auswahl genommene Kandidat:innen durchlaufen ein Führungs- und Managementaudit.
Im Interesse eines rechtssicheren Verfahrens verzichten Sie auf diese Fragen:
- nach bestehende Schwangerschaft
- nach Erkrankungen/Schwerbehinderung
- nach Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft
- nach sexuelle Orientierung
- nach Alter
→ Lediglich die Schwerbehindertenvertretung darf (unter Ausschluss der Öffentlichkeit) die Art einer vorliegenden Behinderung/Erkrankung erfragen.
Unsere Empfehlung für einen Gesprächsablauf:
- Begrüßung, Vorstellung der Gesprächsteilnehmer:innen, ggf. Informationen zu der ausgeschriebenen Stelle
- Kurzvortrag / Statement zu einem bzgl. der ausgeschriebenen Stelle aussagefähigen Thema (Ankündigung im Einladungsschreiben)
- kurze Vorstellung des Lebenslaufs mit Fokus auf Motive für die Bewerbung und Kenntnisse / Fähigkeiten in Bezug auf die ausgeschriebene Stelle. Ggf. Fragen zu Unklarheiten in der Bewerbung
- Fragen zu allen ausgeschriebenen fachlichen und überfachlichen Anforderungen, soweit nicht bereits durch schriftliche Bewerbung hinreichend beantwortet. Ggf. kurze Arbeitsprobe/Arbeitsaufgabe z.B. zur Priorisierung von Tätigkeiten, Überprüfung von Software- oder Sprach-Kenntnissen
- Informationen zum weiteren Ablauf des Verfahrens
- der/dem Bewerber:in Gelegenheit zu eigenen Fragen geben
- Dank und Verabschiedung
Bei mehreren Bewerber:innen sollten kurze Pausen zwischen den Gesprächen eingeplant werden. Es sollte darauf geachtet werden, dass konkurrierende Bewerber:innen einander nicht begegnen.
Die zumutbare „Grenze“ für die Auswahlkommission für ein eintägiges Auswahlverfahren liegt bei sechs Bewerber:innen.
Mehrtägige Auswahlverfahren sollten vermieden werden. Sofern dies nicht möglich ist, sollten sie in einem engen zeitlichen Zusammenhang, idealerweise an unmittelbar aufeinander folgenden Tagen, geplant werden, um die Aktualität der Eindrücke für einen sachgerechten Bewerber:innenvergleich gewährleisten zu können.
Sollte es nach den ersten Auswahlgesprächen zwei Bewerber:innen mit gleicher Eignung geben, sollten beide Kandidat:innen zu einem weiteren Gespräch eingeladen werden, um vertiefend fachliche und überfachliche Kenntnisse und Erfahrungen zu prüfen.